Datenschutzinformationen für Geschäftspartner, Kunden und Besucher

Wir, die Gira Giersiepen GmbH & Co. KG, nehmen den Schutz personenbezogener Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir informieren Sie daher hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber sowie im Rahmen Ihres Besuchs bei uns und die Ihnen zustehenden Rechte. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).

 

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Gira Giersiepen GmbH & Co. KG
Dahlienstr. 12
42477 Radevormwald
Deutschland
Tel.: +49 2195-6020
info@gira.de

2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:
Dr. Gregor Scheja
Scheja & Partners GmbH & Co. KG
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Deutschland
Tel.: (+49) 0228-227 226 0
https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html
www.scheja-partner.de

 

II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

 

III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber sowie im Rahmen Ihres Besuchs
bei uns verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die hiermit im Zusammenhang
stehen. Dies können im Einzelnen sein:

• Anrede (Herr, Frau)
• Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse und Telefonnummern, Fax- Nummern, postalische Anschrift, ggf. Datum Ihres Besuchs bei uns
• Daten zur Kundenhistorie (Termine - Werksbesichtigung, Schulungen, Events, Außendiensttermine/Besuche - bei Gira, Telefonnotizen, Tickets zu Anfragen und Abwicklungen, thematische Interessen im Zusammenhang mit Gira Produkten, Notizen, erteilte Einwilligungen)
• Vertragsdaten inkl. Daten zur Zahlungsabwicklung
• Steuernummer oder/und Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Sprachen
• Funktion im Unternehmen
• Geburtsdatum ohne Jahresangabe
• Zugehörigkeit zu Zielgruppen (Architekt, Systemintegrator)
• Beziehungen zu anderen Unternehmen („Netzwerke“)
• Leads (im Sinne von Quelle/Zwecke der Verarbeitung)
• Feed (interne Kommunikationsmöglichkeit/Notizen)

 

IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?
Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen sowie im Rahmen Ihres Besuchs bei uns:

1. Datenverarbeitung zu Zwecken der Vertragserfüllung im Rahmen der Geschäftsbeziehung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung und Durchführung der Geschäftsbeziehung. Die Zwecke hängen vom konkreten Vertrag ab und umfassen insbesondere:

• Aufnahme in die Stammdatenverwaltung unseres Kundenmanagement-Systems
• Kommunikation mit Kontaktpersonen unserer Geschäftspartner (Ticket-System, Besuchsverwaltung, Service-Anfragen)
• Vorbereitung, Abschluss und Abwicklung von Verträgen
• Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO, sofern eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen persönlich besteht oder eingegangen werden soll. Sofern Sie hingegen für einen Dritten, insbesondere Ihren Arbeitgeber, handeln, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO, sofern dies mit Ihren Grundrechten und -freiheiten vereinbar ist, vgl. die weiteren Ausführungen unter Ziff. IV. Nr. 4.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.

2. Einwilligung
Unter Umständen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch auf Basis einer von Ihnen abgegebenen Einwilligungserklärung. Insoweit verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch, um Ihre diesbezügliche Einwilligung nachweisen zu können. Der mit der Verarbeitung verfolgte Zweck ergibt sich aus dem Inhalt der jeweiligen Einwilligungserklärung. Dies kann in folgenden Fällen zutreffen:

• Sie haben unseren Newsletter abonniert. In unserem Newsletter ist zudem eine pixelgroße Datei integriert, die beim Öffnen des Newsletters von dem Server des Versanddienstleisters abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden Informationen über Sie erhoben, die dazu dienen, die Lesegewohnheiten der Nutzer zu erkennen und die Inhalte auf sie anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen der Nutzer zu versenden. Da ein gesonderter Widerruf des Pixel-Einsatzes nicht möglich ist, müssen Sie sich hierfür vom Newsletter abmelden.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO. Die Datenverarbeitung für den Nachweis Ihrer Einwilligung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c) i. V. m. Art. 5 Absatz 1 Buchstabe a), Absatz 2, Art. 7 Absatz 1 DSGVO. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die in der Einwilligung genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

3. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die sich z.B. aus dem Handels-, Steuer-, Finanz- oder Strafrecht ergeben. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel zur Einhaltung staatlicher Kontroll- und Auskunftspflichten.

Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO.

Wir löschen die Daten nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung, sofern keine anderen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.

4. Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn wir nach Abwägung unserer Interessen an der Durchführung der Verarbeitung mit Ihren möglicherweise entgegenstehenden Interessen, Grundrechten und -freiheiten davon ausgehen, dass unsere Interessen überwiegen. Dies kann in folgenden Fällen zutreffen:

• Bewerbung und Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen (Marketing), soweit Sie dieser nicht widersprochen haben (siehe Ziff. XI. 7.)
• Schutz und Sicherheit von IT-Ressourcen
• Wahrung unseres Hausrechts (insbes. Registrierung von Besuchern 

Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke. Im Hinblick auf das Marketing liegen unsere berechtigten Interessen darin, unsere Produkte und Dienstleistungen zu bewerben und zu vermarkten. Dazu kann auch gehören, Ihnen direkt werbliche Angebote zu unseren Produkten und Dienstleistungen zu unterbreiten (Direktwerbung), sofern Sie der Direktwerbung nicht widersprochen haben.

Außerdem erfolgt eine Datenverarbeitung auf dieser Basis, wenn Sie im Rahmen der unter Ziff. IV. Nr. 1 genannten Zwecke für einen Dritten, insbesondere Ihren Arbeitgeber handeln. Dabei liegen unsere berechtigten Interessen darin, unsere Geschäftsbeziehung mit diesem Dritten abzuwickeln.

Die Datenverarbeitung erfolgt dabei auf der Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.

V. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?
Wir verarbeiten überwiegend die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung oder Ihres Besuchs direkt von Ihnen erhalten. In einigen Konstellationen beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Dritten, zum Beispiel:

• Von unseren Geschäftspartnern oder von Ihren Geschäftspartnern bzw. Geschäftspartnern Ihres Arbeitgebers
• von Ihrem Arbeitgeber
• Branchennetzwerke

Erforderlichenfalls werden wir Sie hierüber in gesonderter Form genauer informieren.

 

VI. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?
Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

 

VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?
Im Rahmen der Geschäftsbeziehung sowie im Rahmen Ihres Besuchs bei uns müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die hierfür sowie für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir die Geschäftsbeziehung gegebenenfalls nicht durchführen bzw. im Falle Ihres Besuchs den Zutritt nicht gewähren können.

 

VIII. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfänger erhalten diese?
Innerhalb unseres Unternehmens haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur solche Abteilungen und die dort tätigen Mitarbeiter Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen. Es handelt sich dabei um die Bereiche Vertrieb, Marketing, Kunden-Service, IT, Finanzbuchhaltung. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger können sein:

• Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services im Personalbereich einsetzen oder die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Die Dienstleister dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten.
• Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.
• Private Stellen: Private Stellen, an die wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Rechtsvorschrift oder Ihrer Einwilligung übermitteln, beispielsweise unsere Handelsvertreter oder unsere Vertriebsgesellschaften.

 

IX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?
Im Rahmen der Geschäftsbeziehung erfolgt eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist. Hierbei stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, geeignete Garantien oder die Vereinbarung sogenannter EU- Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger) bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Im Einzelnen erfolgen folgende Drittlandübermittlungen:

• Zugriff der Mitarbeiter aus unseren Vertriebsgesellschaften in UK zum Zweck der Abwicklung von Anfragen und Verträgen; Grundlage der Übermittlung ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission
• Zugriff von Mitarbeitern unserer IT-Dienstleister aus den USA zum Zweck der Wartung und des Supports unserer IT-Systeme; Grundlage der Übermittlung sind die mit den Dienstleistern geschlossenen aktuellen EU-Standardvertragsklauseln

Sie können bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittstaaten und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben unter Ziff. I.1.

 

X. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?
Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung unter Ziff. IV.

 

XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?
Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

1. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.

2. Berichtigungsrecht
Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4. Einschränkung der Verarbeitung
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.

5. Datenübertragbarkeit
Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.

6. Widerruf der Einwilligung
Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

7. Widerspruchsrecht

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.

 

XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziff. XI. Nr. 1 bis 7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziff. I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.

 

Stand: Feb. 2022